Sistem Informasi

Sistem Informasi

Definisi Sistem informasi

Definisi Sistem Informasi adalah kumpulan informasi didalam sebuah basis data menggunakan model dan media teknologi informasi digunakan di dalam pengambilan keputusan bisnis sebuah organisasi. Di dalam suatu organisasi, informasi merupakan sesuatu yang penting didalam mendukung proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.Menurut Raymond Mcleod, :
“ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang ”Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf, angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.

Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Istilah sistem informasi berasal dari bahasa inggris yaitu information system.

karakter Sistem Informasi 

1.      Sistem Informasi memiliki komponen berupa subsistem yang merupakan elemen elemen yang lebih kecil  yang membentuk sistem informasi tersebut misalnya bagian input, proses, outputcontoh bagian input adalah salesman memasukkan data penjualan bulan ini. maka di sana terdapat manusia yang melakukan pekerjaan input, dengan menggunakan hardware  keyboard, dan menggunakan interface sebuah aplikasi laporan penjualan  yang sudah di sediakan oleh sistem informasi tersebut.

2.      Ruang lingkup sistem informasi yaitu ruang lingkup yang ditentukan dari awal pembuatan yang merupakan garis batas lingkup kerja sistem tersebut, sehingga sistem informasi tersebut tidak bersinggungan dengan sistem informasi lainnya.

3.      Tujuan sistem informasi adalah hal pokok yang harus ditentukan dan dicapai dengan menggunakan sistem informasi tersebut, sebuah sistem informasi berhasil apabila dapat mencapai tujuan tersebut.

4.      Lingkungan sistem informasi yaitu sesuatu yang berada diluar ruang lingkup sistem informasi yang dapat mempengaruhi sistem informasi, hal ini turut dipertimbangkan pada saat perencanaan sistem informasi.  

Komponen Sistem Informasi

1.      Komponen Input

input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi

2.      Komponen Model

kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang memproses data yang tersimpan di basisdata dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan

3.      Komponen Output

output informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4.      Komponen Teknologi

teknologi merupakan alat dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan output, dan membantu pengendalian sistem.

5.      Komponen Basis Data

merupakan kumpulan data yang saling berhubungan yang tersimpan didalam komputer dengan menggunakan software database.

6.      Komponen Control

Pengendalian yang dirancang untuk menanggulangi gangguan terhadap sistem informasi.

Fungsi Sistem Informasi

1.      Menambah Pengetahuan

2.      Mengurangi Ketidakpastian

3.      Mengurangi Resiko Kegagalan

4.      Mengurangi Keanekaragaman/Variasi yang tidak diperlukan

5.      Memberi Standart, aturan-aturan, ukuran, dan keputusan yang menentukan pencapaian saran dan tujuan      

Nilai Informasi

1. Kemudahan dalam memperoleh
2. Sifat luas dan kelengkapannya
3. Ketelitian
4. Kecocokan dengan pengguna
5. Ketetapan waktu
6. Kejelasan
7. Fleksibilitas / keluwesannya
8. Dapat dibuktikan
9. Tidak ada prasangka
10. Dapat diukur

Profesi Teknologi Informasi

1. Programmer / Teknisi
2. Analis Sistem
3. Spesialis Jaringan Komputer
4. Marketing Support
5. System Engineer
6. Konsultan Teknologi Informasi
7. Ahli Multimedia

Biaya Informasi

menurut pengalaman, biaya pengolahan data untuk suatu organisasi agar dapat menghasilkan informasi tingkat tinggi berkisar antara 5% - 15% dari keseluruhan biaya organisasi. Di dalam organisasi keuangan tertentu biaya itu bias mencapai 50%.Biaya dalam system informasi adalah meliputi komponen – komponen biaya sebagai berikut :

a.      Biaya perangkat keras,meliputi biaya tetap (fixed cost) dan akan meningkat untuk tingkat –tingkat mekanisme yang lebih tinggi.

b.      Biaya analisis, perancangan dan pelaksanaan system, meliputi perumusan suatu metodologi untuk prosedur- prosedur pengolahan data secara keseluruhan dan persiapan pembuatan program- program.

c.       Biaya tempat dan lingkungan, bersifat semi vertical.

d.      Biaya perubahan, meliputan setiap jenis perubahan dari suatu metode pengolahan data tertentu ke metode lain.

Biaya operasi, merupakan biaya variable yang antara lain meliputi gaji pegawai, pemeliharaan fasilitas dan system perlengkapan barang- barang dan fasilitas bantuan.

Mutu Informasi

·         Menurut penyelidik tentang sikap menejer terhadap system informasi, 75 % menilai peningkatan mutu dan jumlah informasi adalah hampir sama dipandang dari pengaruhnya terhadap presatasi kerja. Tetapi apabila diberi kesempatan memilih, maka dari 90% manajer itu menyukai peningkatan mutu informasi daripada jumlahnya.

·         Informsi berbeda mutunya disebabkan oleh penyimpangan atau kesalahan. Pada umumnya kesalahan informasi merupakan masalah yang lebih sulit diatasi karena menyesuaikannya tidak mudah bila dibandingkan dengan hanya terjadi penyimpangan informasi.

Menurut Gordon B. Davis kesalahan informasi antara lain disebabkan oleh hal- hal sebagai berikut :

·         Metode pengumpulan dan pengukuran data yang tidak tepat.

·         Tidak dapat mengikuti prosedur pengolahan yang benar.

·         Hilang/ tidaknya terolahnya sebagaimana data.

·         Pemeriksaan / pencatatan data yang salah.

·         Dokumen induk yang salah.

·         Kesalahan dalam prosedur pengolahan (missal : kesalahan program ).

·         Kesalahan yang dilkukan secara sengaja.

Segi komponen fisik suatu SI adalah terdiri dari komponen –komponen sebagai berikut :

·         Perangkat keras (hardware), yaitu meliputi piranti masukan dan keluaran (input/ output device), modem, pengolah (processor) dan periphal lain

·         Perangkat lunak (software), yaitu meliputi system operasi, bahasa pemrograman dan program- program aplikasi

·         Berkas (file), merupakan sekumpulan data yang disimpan sebagai suatu berkas dan diberi nama

·         Prosedur (Procedure), yaitu meliputi prosedur pengoperasian suatu system informasi, manual dan dokumen- dokumen yang memuat aturan- aturan yang berhubungan dengan informasi

·         Manusia (brainware), yaitu meliputi operator, programmer, analis system, manajer system informasi, dan individu- individu lain yang terlibat dalam suatu system informasi

Fungsi pengolahan suatu system informasi adalah meliputi :

·         Mengolah transaksi

·         Memelihara file histories

·         Menghasilkan keluaran

·         Interaksi user-pengolah

Dokumen –dokumen yang dihasilkan suatu system informasi adalah meliputi :

·         Dokumen transaksi

·         Laporan terjadwal

·         Jawaban atas pertanyaan terjadwal

·         Laporan tidak terjadwal (adhoc)

·         Jawaban atas pertanyaan tidak terjadwal (adhoc)

·         Dialog user – mesin

Pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai tujuan. Unsur- unsur pengolahan data meliputi :

·         Pengumpulan data (data capturing)

·         Pembacaan (reading)

·         Pemeriksaan (verifying)

·         Perekaman(recording)

·         Penggolongan (classifying)

·         Pengurutan (sorting)

·         Peringkasan (summarizing)

·         Perhitungan (calculating)

·         Perbangdingan (comparing)

·         Pemindahan (transmiting)

·         Penampilan kembali (retriving)

·         Penggandaan (reproducing)

·         Penyebarluasan (distribution)

Terdapat enam metode yang dapat diterapkan dalam system pengolahan data, yaitu:

·         Metode manual

Dalam metoda ini semua operasi pengolahan data dilakukan dengan tangan menggunakan beberapa alat Bantu yang sederhana, misal : pensil, penggaris, kertas kerja, dan lain-lain.

·         Metode elektromekanikal (electromecanical)

Dalam metoda ini operasi- operasi pengolahan data dikerjakan secara manual dibantu dengan mesin- mesin elektronik sederhana, missal : seorang karyawan yang bekerja dengan menggunakan mesin catat kolom (posting machine)

·         Metode system warkat (punched- card equipment)

Dalam metoda ini operasi-operasi data dilakukan dengan system warkat. Prinsip system warkat dapat dijelaskan sebagai berikut. Data- data mengenai suatu obyek dicatat dalam suatu kartu dengan sandi lubang. Sejumlah kartu yang mengandung sejumlah data- data tentang obyek yang sama digabung bersama untuk membentuk suatu berkas/file.

·         Metode elektro komputer (electronic computer)

Dalam metoda ini operasi- operasi pengolahan data dilakukan menggunakan alat Bantu elektronik yang disebut komputer.

Bentuk Pengolahan Data Dalam Struktur Organisasi

Organisasi sistem informasi dalam struktur organisasi dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu sentralisasi, desentralisasi, dan terdistribusi. Perbedaan antara ketiganya dapat dijelaskan sebagai berikut ini:

            Sentralisasi

Dalam sistem penolahan data tersentralisasi,operasi- operasi pengolahan data dilaksanakan oleh suatu bagian yang terpisah dalam struktur organisasi yang sering disebut bagian pengolahan data elektronik (Elektronic Data Processing/ EDP),.atau dapat juga dilakukan oleh:

¨      Suatu biro jasa yang merupakan suatu perusahaan terpisah di luar organisasi dan memberikan bermacam- macam pelayanan pengolahan data.

¨      Fasilitas- fasilitas pembagian waktu bersama (timesharing) yang dibeli/ disewa dari suatu perusahaan.

¨      Suatu susunan manajemen fasilitas dimana suatu perusahaan mengambil alih pelaksanaan operasi data dalam organisasi tersebut.

¨      Bentuk pengolahan data tersentralisasi dalam struktur organisasi mempunyai faktor pendukung antara lain :

a.      Penghematan khusus dalam hardware dan pengadaan personalia

b.      Penghematan karena meniadakan pengembangan sistem yang ganda

c.       Manfaat karena standarisasi

d.      Manfaat karena sistem yang seragam

            Desentralisasi

Dalam sistem pengolahan data terdesentralisasi, kegiatan- kegiatan pengolahan data dilakukan dalam bidang organisasi fungsional otonom/ yang merupakan sub-organisasi. Contoh- contoh fungsi organisasi yang bersifat fungsional otonom adalah akuntansi, keuangan, personalia, riset dan pengembangan (Research and Development), dan lain- lain. Faktor- faktor yang mendukung desentralisasi pengolahan data dalam struktur organisasi antara lain adalah :

a.      Pelayanan yang makin baik karena kepekaan terhadap kondisi lokasi

b.      Kebijakan desentralisasi dalam manajemen

c.       Kelangkaan kesamaan di antara fungsi diantara unit- unit organisasi yang mempersulit adanya standarisasi sistem

Terdistribusi

Dalam sistem pengolahan data terdistribusi data- data yang akan diolah disebar ke bagian- bagian, namun bagian- bagian yang tersebar tersebut disatukan kembali secara logic dan diawasi oleh bagian yang mempunyai peringkat lebih tinggi sehingga membentuk satu kesatuan. Keuntungan- keuntungan dalam penolahan data terdistribusi antara lain adalah :

a.      Dapat memenimalkan biaya- biaya

b.      Mempersingkat waktu respon untuk memperoleh data- data

c.       Pengontrolan pada data- data kritis secara lebih cermat

d.      Kemampuan back up data yang efektif